Финансовый учет на маркетплейсах — одна из тех вещей, о которых многие продавцы вспоминают слишком поздно. В начале кажется, что всё просто: есть продажи, есть выплаты, значит, бизнес работает. Но через несколько месяцев реальность вносит свои коррективы — денег на счёте почему-то меньше, чем ожидалось, приходят непонятные удержания, а поставщику платить уже нечем.
Кассовые разрывы — самая частая причина «тихого банкротства» селлеров в 2024 году.
Даже опытные продавцы, с годами работы и миллионами в обороте, продолжают вести учет «на глаз», ориентируясь на суммы в личных кабинетах WB или Ozon.
Проблема в том, что эти цифры не отражают реального финансового положения: маркетплейсы платят с задержками, учитывают комиссии, штрафы, возвраты — и вся картина становится размытой. Без системного подхода понять, сколько действительно заработано, — невозможно.
Что такое финансовый учет на маркетплейсах и зачем он нужен
Финансовый учет на маркетах — это не про таблицы. Это про контроль: понимать, сколько действительно зарабатывает бизнес, и в какой момент могут возникнуть проблемы с деньгами.
☝️ Главное, с чего начинается ошибка большинства — путать оборот с прибылью. Если маркетплейс перечислил 500 000 рублей, это не значит, что столько и заработано. Из этой суммы нужно вычесть:
- закупку товара,
- доставку,
- логистику,
- комиссии,
- рекламу,
- налоги,
- упаковку,
- возвраты и ещё кучу мелочей, которые по итогу съедают половину или больше.
Ещё одна ловушка — воспринимать выплаты от WB или Ozon как доход. На деле это просто частичный возврат своих же вложений, а не «заработанные» деньги.
Сегодня пришло 200 тысяч, но через неделю нужно закупить новую партию на 300, а потом ждать выплат ещё 14 дней — и вот уже на счете пусто, хотя «по кабинету» всё красиво.
Настоящая ориентирная точка — это чистая прибыль.
Не сумма на расчетном счете и не то, что показывает личный кабинет, а конкретный расчет: что заработано после всех расходов. Только зная эту цифру, можно понять, насколько бизнес действительно прибыльный, стоит ли масштабироваться или, наоборот, тормозить.
Финансовый учет на МП — это не про бухгалтерию, а про выживание и рост. Без него бизнес может внешне цвести, но внутри уже быть на грани кассового провала.
Базовая структура финансового учета
Чтобы видеть реальную картину бизнеса на маркетплейсах, важно правильно структурировать финучет. Это несложно, если разбить всё на две основные категории: доходы и расходы. Каждая из них — со своими нюансами.
Доходы
Доход — это не просто «выплата от маркетплейса». В учете доходы состоят из нескольких компонентов:
Отгрузки — сколько товара реально продано (а не сколько выплатили).
Возвраты — то, что покупатели вернули, нужно обязательно вычитать из доходов.
Корректировки — штрафы, перерасчёты, доначисления — всё это влияет на фактический итог.
Бонусы и поощрения от МП — например, за участие в акциях, за быструю отгрузку и т.п. Это тоже доход, хоть и нестабильный.
Важно: учитывать нужно не по дате выплаты, а по дате продажи — так точнее видно, как работает бизнес в реальном времени.
Расходы
Расходы нужно детализировать, иначе можно недооценить их объем:
Закупка товара — себестоимость единицы умножается на количество.
Логистика — доставка на склад, последняя миля, возвраты, хранения.
Реклама — внешняя (например, Яндекс.Директ) и внутренняя (внутри WB/Ozon).
Комиссии маркетплейса — процент с продаж, сборы за эквайринг, хранение, и т.д.
Возвраты — стоимость возвращенного товара, если он испорчен или не подлежит перепродаже.
Налоги и взносы — УСН, НПД, страховые, и т.п.
Упаковка, штрихкодирование, фотосессии, сертификация — всё, что связано с подготовкой товара к продаже.
Переменные и постоянные расходы
Переменные расходы растут вместе с продажами: закупка, комиссии, логистика, реклама.
Постоянные — не зависят от объема продаж: аренда, зарплаты (если есть сотрудники), обслуживание систем, бухгалтер.
Разделение на эти категории помогает оценивать точку безубыточности и понимать, сколько нужно продавать, чтобы выйти в плюс.
Учет НДС
Если бизнес работает с НДС, его обязательно нужно учитывать как в доходах, так и в расходах:
В доходах — суммы продаж включают НДС, но это не «твои» деньги.
В расходах — НДС, который можно принять к вычету (например, по закупке товара или услугам), уменьшают налоговую нагрузку.
НДС — это отдельный слой учета, и его стоит ввести только если есть понимание, зачем это нужно. Иначе проще (и безопаснее) работать на УСН без НДС.
Что такое кассовый разрыв и почему он убивает бизнес
❗ Кассовый разрыв — это ситуация, когда по учёту вроде бы прибыль есть, а денег на расчетном счете не хватает даже на оплату новой поставки или налоги. Такая ситуация — одна из самых частых причин, почему селлеры «вылетают» с рынка, особенно при росте оборота.
Простой пример: Допустим, закупили товар на 300 000 рублей, запустили рекламу на 100 000, и через неделю получили отгрузок на 600 000. Отлично? Только на словах.
Маркетплейс выплатит деньги через 7–14 дней, часть удержит как резерв или за логистику, часть уйдёт на комиссии. А уже завтра нужно вносить предоплату за новую партию товара. Итог — по учёту всё растёт, а в кассе дыра. И чем больше оборот — тем опаснее такие провалы.
🚩 Почему «на бумаге» деньги есть, а по факту — нет
Личный кабинет WB или Ozon показывает сумму «ожидаемых» выплат, но эти деньги не поступают сразу и не целиком. Плюс — многие расходы (закупка, упаковка, реклама) идут авансом, а доход приходит с задержкой. И если не учитывать тайминг — кассовый разрыв становится регулярной проблемой.
Как предсказывать кассовые разрывы
Чтобы не попадать в такие ситуации:
- Учитывай движение денег по датам — не только сколько заработано, но и когда поступит.
- Строй прогноз движения денег (Cash Flow) хотя бы на 2–4 недели вперёд.
- Держи «подушку» в 10–20% от среднемесячного оборота.
- Внедри принцип: не трать деньги, которых ещё нет на счёте — даже если они гарантированно придут.
Система учета: таблица или сервис?
Финансовый учет можно выстроить двумя способами: вручную (в таблицах) или с помощью специализированных сервисов. И у того, и у другого есть свои плюсы.
1.Google Таблицы
Простой и гибкий инструмент, особенно на старте. Основные принципы:
- Таблица должна вестись по отгрузкам, а не по выплатам.
- Разделяй листы: доходы, расходы, возвраты, реклама, налоги.
- Веди учёт по дате события, а не по дате получения денег.
- Сделай отдельный лист с расчетом чистой прибыли — разница между всеми доходами и всеми расходами.
- Простой Cash Flow по неделям или дням поможет предсказать кассовые разрывы.
Но со временем таблицы начинают «тормозить» бизнес: данные сложно сводить, легко ошибиться, нет автоматизации.
2. Учетные сервисы: когда таблицы уже не справляются
Если у тебя десятки SKU, активная реклама, несколько поставщиков и растущий оборот — таблицы начинают ломаться. В этом случае имеет смысл перейти на более серьёзный инструмент:
- Учётные сервисы, встроенные в платформы (например, на базе ЛК или Excel-шаблонов от WB/Ozon).
- Сервисы учёта для селлеров — типа Topseller, МойСклад, 1С и др.
- Ручной учёт в 1С — для тех, у кого есть бухгалтер или навыки работы с системой.
- Универсальные облачные системы — можно интегрировать продажи, рекламу, склады и финансы в одном месте.
✅ Одним из простых и понятных в использовании является универсальный облачный сервис Ecom Platform с бесплатным доступом на 14 дней. В сервисе можно
- синхронизировать остатки на всех складах,
- планировать закупки,
- запускать акции и распродажи.
- и самое важное — вести внутреннюю аналитику продаж, чтобы точно знать сколько вы зарабатываете.
Главное — неважно, что ты используешь: важно вести учёт на основании отгрузок, а не ждать, когда деньги упадут на счёт. Только так можно видеть реальную прибыль, планировать закупки и не допускать разрывов.
Контроль ликвидности: как не зарыться в товаре
Многие селлеры ошибочно думают: чем больше товара на складе, тем лучше. Но избыточные запасы = замороженные деньги. Если продашь этот товар только через 2–3 месяца — оборот может быть хороший, а вот ликвидности не останется даже на закупку упаковки.
Анализ оборачиваемости
Это показатель, который показывает, как быстро товар превращается в деньги. Считается просто:
Оборачиваемость (в днях) = Средний остаток / Среднесуточные продажи
Если оборачиваемость выше 60–90 дней — значит, ты вкладываешь деньги и надолго их теряешь в обороте. Это риск.
Расчёт потребности в оборотных средствах
Чтобы не зарываться, нужно понимать, сколько денег тебе нужно на «жизнь» бизнеса: это закупки, реклама, налоги, логистика, зарплаты. Посчитай средний ежемесячный объём затрат — это и есть твоя потребность.
Простая формула: сколько можно вложить в товар
Оборотные средства – кассовый буфер = максимум вложений в товар
Где «кассовый буфер» — это запас денег на случай просадки или задержки выплат. Обычно берут 10–20% от среднего месячного оборота.
Прогнозирование: учет кэш-флоу по неделям
Хороший бизнес можно «утопить», просто неправильно распределяя деньги по времени. Именно для этого нужен недельный прогноз движения денег (Cash Flow).
Прогноз должен включать:
Притоки: выплаты от WB/Ozon (с учётом задержек), возврат налогов, бонусы.
Оттоки: оплата поставок, реклама, логистика, зарплаты, аренда, налоги.
Важно: считать не когда заработаешь, а когда получишь. И не когда решишь потратить, а когда заплатишь.
Задержки выплат от WB и Ozon
- Ozon — выплаты раз в 3–7 дней, но могут быть холды и перерасчёты.
- WB — выплаты раз в неделю, но часто сдвигаются, особенно по возвратам.
В учёте нужно ставить реалистичные сроки поступления денег, чтобы не жить в иллюзии.
Как считать точную прибыль по каждой позиции
Общая прибыль — это хорошо. Но настоящую картину дают только детальные расчёты по каждой SKU. Без них легко «кормить» убыточные товары, даже не зная об этом.
Себестоимость: не только закупка
Полная себестоимость одной единицы товара должна включать:
- цену закупки,
- логистику (до склада + комиссии МП),
- упаковку и маркировку,
- фотосессии, сертификацию (если делались),
- амортизацию брака.
Возвраты и невыкупы — в расчёт обязательно
Если 10% товаров возвращаются или не выкупаются, а ты это не учитываешь — твоя «прибыль» будет завышена. Возвраты и уценка — часть жизни на МП, их надо закладывать в экономику.
Наценка — не прибыль
Можно продать товар с наценкой 300%, но при этом заработать 10 рублей — если реклама, логистика и комиссии «съедают» всё остальное. Поэтому:
Настоящая метрика — маржа на 1 SKU после всех затрат
Хорошая система учёта позволяет быстро понять, какие товары реально приносят деньги, а какие только создают видимость успеха.
Набор отчетов для селлера
Даже если бизнес маленький, учет должен быть как у большого. Без отчетов — бизнес превращается в рулетку. Вот минимум, без которого лучше не работать.
№1 Финансовый отчет по месяцам
Простой отчет: доходы – расходы = прибыль.
Доходы — это не выплаты, а продажи по отгрузкам.
Расходы — всё: закупка, реклама, логистика, комиссии, налоги, возвраты.
Итог — реальная прибыль, а не цифры «на глаз».
№ 2 Отчет по кэш-флоу
Недельный или помесячный план движения денег. Позволяет видеть, будут ли деньги через 2–3 недели, и не даст влететь в кассовый разрыв.
№3 Анализ прибыли по SKU
Отчет, который показывает:
- какая позиция прибыльна,
- какая — убыточна,
- где низкая маржа и пора повышать цену или отключать рекламу.
Это один из самых важных отчетов: именно он помогает зарабатывать, а не просто «торговать».
№4 Отчет по товарным остаткам
Запасы = деньги. Отчет по остаткам должен включать:
- количество и себестоимость по каждому товару,
- прогноз продаж,
срок оборачиваемости.
Если чего-то слишком много — это замороженные деньги. Если чего-то слишком мало — потерянная выручка.
Как понять, что вы на грани банкротства
У селлера нет кнопки «банкрот». Всё происходит постепенно — и это страшнее. Вот тревожные сигналы, которые нужно ловить вовремя:
Красные флажки:
- остаток на расчетном счете снижается,
- выплаты от маркетплейсов уходят в ноль,
- закупки всё больше, а прибыль — всё меньше,
- товары лежат месяцами, а выкупов мало.
Если бизнес буксует, не нужно инвестировать больше — чаще нужно заморозить закупки, включить агрессивную распродажу и переждать.
Спасает не рост, а здоровая структура: ликвидность, прибыльность, оборачиваемость.
Личный финучет продавца
Одна из самых частых (и болезненных) ошибок — тратить деньги бизнеса, как только они поступили.
Сколько можно оставлять на себя
Правило простое: выводи не больше 30% от чистой прибыли (а не от выплат).Остальное — на оборот, фин.подушку и развитие.
Как выводить без вреда для бизнеса
- Сначала — все обязательные платежи (поставщики, реклама, налоги),
- Потом — резерв на 1–2 месяца работы,
- И только потом — на личные расходы.
Лучше стабильно выводить небольшие суммы, чем сначала крупные суммы на личные расходы — потом поиск денег на оплату логистики.
Подушка безопасности селлера
Минимум — 1–2 месяца всех расходов. Это защита от:
- падения спроса,
- блокировок,
- внезапных возвратов и порчи товара.
Это не деньги, которые лежат мёртвым грузом — это то, что позволяет спать спокойно и не принимать панических решений.
